Si vous vous demandez si vous devez ou non distribuer des téléphones à votre personnel, il est évident que vous devez tenir compte d'un certain nombre d'éléments avant de prendre une décision finale. D'une part, il y a de bonnes raisons d'aller de l'avant avec un plan de distribution de smartphones aux employés. Afin que vous puissiez décider par vous-même de la voie à suivre pour votre entreprise, voici un aperçu des avantages et des inconvénients de la distribution de smartphones ou de téléphones portables aux employés, ainsi qu'un guide détaillant la manière de déployer ces appareils si vous décidez finalement de suivre cette voie.Avantages et inconvénientsCompatibilité (Pro) : La compatibilité est l'une des raisons pour lesquelles il est préférable de distribuer des téléphones aux travailleurs plutôt que de les laisser utiliser leurs propres téléphones à des fins professionnelles. Lorsque vous choisissez l'opérateur, le fabricant et le modèle du téléphone, ainsi que le système d'exploitation, vous disposez d'un niveau de contrôle qui serait pratiquement impossible dans le cadre d'une politique BYOD. Grâce à ce contrôle accru, vous faciliterez la tâche de votre service informatique, qui devra veiller à la protection des appareils: L'un des problèmes liés à la distribution de smartphones ou de téléphones portables à votre personnel est que les travailleurs qui possèdent déjà des smartphones ou des téléphones portables peuvent ne pas apprécier d'avoir à transporter un téléphone personnel et un téléphone professionnel où qu'ils aillent. Cela ne signifie pas pour autant que tous vos employés doivent avoir un téléphone. Le Pew Research Center indique que seuls 77 % des adultes aux États-Unis possédaient un smartphone en novembre 2016. Ainsi, si vous ne pouvez pas être certain que tous vos employés possèdent leur propre téléphone, vous pouvez être sûr que la plupart d'entre eux en ont un. Il serait donc judicieux de connaître le taux de pénétration des téléphones avant de prendre une décision.Réduction des coûts (Pro) : Vous risquez d'être confronté à des coûts plus élevés si vous adoptez une stratégie BYOD dans le cadre de laquelle vous remboursez à vos travailleurs les appels ou le travail qu'ils effectuent à partir de leur propre téléphone. En effet, vous devrez payer la facture d'un certain nombre de forfaits dont les tarifs varient. Étant donné qu'il existe une multitude d'opérateurs qui se disputent les clients professionnels, le fait de fournir des téléphones d'entreprise signifie que vous avez la possibilité de négocier un tarif plus avantageux que celui qui est annoncé.
Augmentation des coûts informatiques (Con) : Si vous avez une politique BYOD, vos employés devront entretenir leurs propres smartphones ou téléphones portables. En revanche, si vous distribuez des téléphones, votre entreprise sera responsable de leur entretien et de leur réparation en cas de dysfonctionnement. Cette charge pour votre service informatique pourrait faire augmenter les coûts.Disponibilité permanente (Pro) : Alors que les entreprises devraient s'efforcer d'offrir à leurs employés un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, certains emplois exigent que les employés soient disponibles en permanence. Si c'est le cas dans votre entreprise, la distribution de téléphones d'entreprise permet de s'assurer plus facilement que les employés sont disponibles pour des appels en dehors des heures normales de travail.Dépenses continues de mise à niveau technologique (Contre) : N'oubliez pas que la distribution de téléphones aux employés n'est pas une opération unique. Vous devrez mettre à jour le matériel peut-être tous les deux ans. La technologie et les capacités évoluent, vous devez donc veiller à ne pas prendre trop de retard en termes d'années de modèle si vous voulez que vos employés soient en mesure d'utiliser efficacement leurs téléphones. Environ 83 % des travailleurs du monde entier estiment que les innovations technologiques leur ont permis d'accroître leur productivité, mais les téléphones obsolètes, lents ou dont les performances ne sont pas optimales peuvent réduire ou éliminer cette productivité. Selon la taille de votre entreprise et le budget dont vous disposez, il peut être prohibitif de poursuivre une stratégie qui nécessite d'investir dans un nouveau lot de téléphones tous les deux ans environ.Surveillance (Pro ) : Donner des smartphones ou des téléphones portables à vos employés peut contribuer à les responsabiliser davantage, car vous pourrez contrôler la manière dont les téléphones sont utilisés. Les téléphones fournis par l'entreprise permettent de contrôler facilement l'utilisation de la voix et des données, de limiter le nombre d'applications que les employés peuvent télécharger sur leur téléphone, etc. Cela peut encourager la transparence et permettre à votre entreprise de mieux contrôler la manière dont les téléphones de l'entreprise sont utilisés par les travailleurs. Toutefois, il est important de faire preuve de transparence avec les employés en ce qui concerne la surveillance des appareils mobiles.Diminution de la satisfaction (Con ) : Vous pouvez être certain que certains travailleurs ne seront pas satisfaits d'une politique qui inclut la surveillance. C'est l'une des raisons pour lesquelles de nombreux employés préfèrent une politique BYOD. Une étude suggère d'ailleurs que les travailleurs sont plus productifs lorsqu'ils sont autorisés à utiliser leurs propres appareils au travail que lorsqu'ils utilisent des appareils fournis par l'entreprise: Un autre avantage clé de l'octroi de téléphones aux employés est que votre entreprise aura un plus grand contrôle sur la sécurisation des données de l'entreprise grâce à des mesures telles que l'exigence d'un programme antivirus robuste, des mises à jour régulières pour obtenir le logiciel le plus récent, des sauvegardes régulières du contenu de l'appareil, des mots de passe forts et des changements de mot de passe périodiques, et des codes d'accès.Après avoir examiné les avantages et les inconvénients, vous devrez déterminer s'il convient ou non d'octroyer des téléphones à vos employés. Si vous décidez de le faire, vous aurez besoin d'un plan qui détermine quels travailleurs ont besoin d'un smartphone ou d'un téléphone portable. Il est important de savoir que, bien qu'il soit souhaitable de supposer que tous les travailleurs utiliseront leur téléphone professionnel de manière responsable, ce n'est pas toujours le cas. Il est donc judicieux de mettre en place une politique formelle fournissant des lignes directrices pratiques sur la manière dont les smartphones et les téléphones portables fournis par l'entreprise aux employés doivent être utilisés.
Politique en matière de téléphonie sur le lieu de travailVoiciquelques conseils pratiques qui devraient faire partie de toute politique en matière de téléphonie. Veillez à ce que les employés l'approuvent avant de se voir attribuer des téléphones par l'entreprise.
Dans le cadre de votre politique en matière de téléphone, vous devez également énoncer clairement les sanctions éventuelles, qui peuvent aller de la révocation des privilèges téléphoniques à un éventuel licenciement si l'infraction est suffisamment grave pour justifier une telle mesure.
Votre entreprise doit-elle donc fournir à ses employés des téléphones de fonction ? En fin de compte, cette décision vous appartient. Mais comme vous pouvez le constater, il y a de bonnes raisons d'adopter une telle stratégie. Pour que cela fonctionne, vous devez établir des lignes directrices claires afin que les employés comprennent leurs droits et leurs responsabilités en ce qui concerne les téléphones de l'entreprise.
