Toutes les procédures et opérations commerciales ne se déroulent pas au bureau - certaines se déroulent sur le terrain. De plus, avec l'essor récent du travail à distance, la plupart des entreprises ont aujourd'hui plusieurs personnes qui travaillent dans des lieux et des fuseaux horaires différents. D'où la nécessité d'un système de gestion des flux de travail qui permette au personnel d'accomplir des tâches en déplacement et de maintenir le flux de productivité - n'importe où et à n'importe quel moment.
La manière la plus efficace de garder les équipes connectées et de travailler en synchronisation est de passer par les appareils qu'elles ont entre les mains - ordinateurs portables, smartphones Android ou iOS, et tablettes. Nous avons élaboré ce guide pour vous aider à mieux comprendre ce qu'est la gestion du flux de travail mobile, ses composantes et comment la trouver.
La gestion du flux de travail mobile est un système conçu pour aider les groupes et les organisations commerciales à suivre et à optimiser leurs procédures quotidiennes. En d'autres termes, il s'agit d'un outil de gestion qui vous aide à mettre en place, à surveiller et à gérer une séquence prédéfinie d'actions - le flux de travail de votre entreprise.
Le flux de travail mobile comporte quelques éléments clés auxquels vous devez prêter attention.
Dans le cadre d'un flux de travail sur papier, les documents tels que les horaires, les rapports et les ordres de travail sont imprimés et distribués physiquement à l'ensemble du personnel. Pensez au coût que cela représente et au temps qu'il faut pour accomplir certaines tâches en vue d'atteindre les objectifs de l'organisation.
En réalité, un flux de travail sur papier est lent, coûteux, inefficace et comporte des risques de non-conformité. En revanche, un flux de travail mobile supprime le coût de l'impression et élimine les obstacles liés à la distance et au temps.
En outre, les flux de travail sur papier nécessitent de nombreuses procédures manuelles, alors que les solutions de flux de travail mobiles permettent d'automatiser les flux de travail.
Sur le marché actuel, les entreprises qui n'ont pas adopté la technologie mobile - et en particulier le flux de travail mobile - sont fortement désavantagées. Non seulement elles sacrifient l'efficacité et la rentabilité, mais elles ne peuvent pas non plus profiter des innovations que le flux de travail mobile apporte à la messagerie, à la communication et au travail d'équipe.
L'utilisation de plateformes intégrées et d'applications mobiles pour gérer le flux de travail vous ouvre un nouveau monde de possibilités illimitées, dont certaines sont présentées ci-dessous.
Les flux de travail mobiles facilitent la gestion des processus d'entreprise, en particulier dans les situations où des problèmes de performance se posent. Les responsables peuvent exploiter les flux de travail mobiles pour détecter de manière proactive et en temps réel les problèmes potentiels liés aux processus, tout en veillant à ce que ces derniers s'alignent bien sur les objectifs globaux de l'entreprise. Cette connaissance est nécessaire pour analyser les performances des niveaux de service afin d'améliorer l'efficacité globale de l'entreprise.
Rapidité, efficacité et efficience sont les trois mots qui définissent la productivité. Les systèmes mobiles de gestion des flux de travail ont la réputation d'aider les organisations à faire plus en moins de temps. Par exemple, lorsque les tâches monotones et récurrentes sont confiées à un logiciel d'automatisation, la direction et les employés peuvent se concentrer sur les responsabilités essentielles de l'entreprise et sur les activités génératrices de revenus, au lieu de se consacrer à des tâches administratives interminables.
Les flux de travail mobiles aident les entreprises à améliorer leurs performances de deux manières. D'une part, les flux de travail mobiles permettent une documentation numérique et garantissent que les employés ont toutes les informations dont ils ont besoin à portée de main à tout moment. Cela réduit les frustrations liées à la recherche des informations nécessaires. L'expérience et le bien-être des employés s'en trouvent améliorés et, par ricochet, ces derniers sont plus motivés pour s'acquitter de leurs tâches.
D'autre part, les flux de travail mobiles permettent à une entreprise de mieux servir ses clients. Par exemple, les clients peuvent effectuer des paiements à l'aide de leur appareil mobile en utilisant leur carte de crédit. Cela améliore considérablement l'expérience globale de l'utilisateur.
Lorsque le flux de travail se déroule de manière fluide et simultanée, il permet de gagner du temps. Pensez à une étape de votre processus de travail qui prend du temps à accomplir. Multipliez le temps utilisé par le nombre de fois où cette tâche est exécutée et vous verrez combien de temps et d'argent sont gaspillés.
Par exemple, la collecte d'informations sur le terrain à l'aide de questionnaires papier, que vos employés distribuent, prend non seulement du temps, mais aussi de l'argent. En revanche, l'utilisation d'un formulaire mobile permet à plusieurs utilisateurs de remplir le formulaire en même temps, ce qui représente un gain de temps et d'argent considérable. De même, les données collectées sont disponibles en temps réel pour permettre aux responsables de prendre des décisions.
En plus de tout ce qui a été dit ci-dessus sur la gestion du flux de travail mobile, voici quelques conseils pour aider à optimiser la fonctionnalité du flux de travail mobile dans votre entreprise.
En règle générale, le point de départ de toute procédure de gestion du flux de travail consiste à détailler vos processus actuels et à les analyser soigneusement. Il se peut que vous deviez également demander à vos responsables respectifs un retour d'information sur les processus qu'ils supervisent. Cela permettra d'identifier les domaines clés de vos processus d'entreprise qui doivent être améliorés.
Une fois que les différents processus ont été clairement compris, il est temps de les décomposer en éléments plus petits et plus faciles à gérer, ce qui permet de les simplifier et de les rationaliser davantage. Procédez ainsi jusqu'à ce que l'ensemble du flux de travail de votre entreprise puisse être facilement compris et exécuté par un nouveau membre du personnel sans stress.
La documentation est essentielle dans la gestion du flux de travail, car ce qui n'est pas documenté peut être facilement oublié ou négligé. Par conséquent, chaque processus de flux de travail doit être enregistré - de la création de la tâche à l'attribution et à l'avancement du flux de travail. Les logiciels de gestion du flux de travail rendent cette tâche réalisable et transparente. Par exemple, un logiciel de gestion de projet, tel qu'Asana, permet de définir le flux de travail, de créer des tâches, de suivre et de gérer la progression du début à la fin, le tout en un seul endroit.
Les solutions d'automatisation des flux de travail peuvent être utilisées pour automatiser des processus tels que l'inscription, les paiements, la livraison, le retour d'information et la gestion des stocks. L'automatisation des flux de travail permet de réduire considérablement, voire d'éradiquer complètement, les processus manuels.
Si vous êtes propriétaire d'un restaurant, par exemple, vous pouvez disposer d'une application mobile permettant aux clients de passer leurs commandes, d'effectuer leurs paiements et de suivre leurs commandes actives sur leurs appareils mobiles. Parallèlement, lorsque la commande est passée, le personnel du restaurant reçoit également des notifications de commande et des détails sur le menu.
L'objectif premier de la gestion du flux de travail mobile étant d'améliorer l'efficacité et la productivité, il est nécessaire de procéder à un audit et à une évaluation constants. Il s'agit de mesurer les progrès accomplis par rapport aux objectifs fixés, d'observer les lacunes ou les domaines à améliorer, et de procéder à des ajustements en conséquence.
Maintenant que vous avez bien compris l'intérêt d'intégrer la gestion du flux de travail mobile dans votre entreprise, parlons de l'élément le plus important en la matière : les appareils mobiles. Vous devez vous assurer que les appareils utilisés par votre personnel sont propres, car cela peut considérablement entraver le déroulement de vos processus de travail.
Phonecheck offre une solution de traitement des appareils qui garantit la santé et la sécurité de vos appareils mobiles. Notre solution d'entreprise est entièrement intégrée pour consolider un flux de travail fastidieux.
En outre, notre solution d'entreprise est livrée avec un logiciel d'effacement des données que vous pouvez utiliser pour nettoyer régulièrement les appareils mobiles - en particulier s'ils contiennent des informations sensibles et que vous devez les transmettre à un autre membre du personnel. De même, si vous décidez d'acheter des appareils mobiles d'occasion pour votre équipe, le logiciel d'effacement des données est utile pour nettoyer les appareils. En ce qui concerne les appareils usagés, vous devrez également vérifier qu'ils n'ont pas été déclarés perdus ou volés - Phonecheck Certification s'en charge pour vous.
Nous vous laissons avec un conseil amical : n'achetez jamais un appareil d'occasion sans un rapport d'historique certifié sur Phonecheck . Évitez les problèmes cachés coûteux en achetant un rapport d'historique sur phonecheck.com pour le prix d'une tasse de café.
